Disiplin soruşturmasının önemli aşamalarından biri de onay alma, ifade alma, tanık dinleme, lehte ve aleyhte delil toplama aşamalarının tamamlanmasının ardından soruşturma raporunun düzenlenmesidir.
Soruşturma raporunun nasıl hazırlanacağına dair kanuni bir dayanak olmamakla birlikte nasıl yazılacağına dair yönetmelik düzenlemesi bulunmaktadır. Devlet Memurları Disiplin Yönetmeliğinin 29.maddesinde;
-Muhakkik, “Giriş bilgileri”, “Maddi delil ve belgeler”, “İfade ve bilgisine başvurulanlar”, “Konuya ilişkin mevzuat”, “Değerlendirme ve kanaat” ile ihtiyaca göre oluşturulan diğer bölümlerden ibaret bir “Muhakkik Raporu” düzenler ve gizli yazıyla kendisini görevlendiren disiplin amirine sunar.
-Muhakkik, hazırladığı raporda atıf yaptığı belgelerin asıllarını ya da onaylı örneklerini eksiksiz olarak soruşturma dosyasına ekler. Dosyadaki her sayfa ve belgeyi numaralandırarak dizi pusulası hazırlar, hükümleri yer almaktadır.
Bu hükümlere göre hazırlanan soruşturma raporunun hukuka uygun olması için Ceza Muhakemeleri Kanununa göre düzenlenmesi gerekir. Özellikle ceza teklifi getirilen soruşturma raporunun iddianameye benzer bir şekilde düzenlenmesi gereklidir. Soruşturma raporu CMK’nin 170.maddesine göre şu şekilde düzenlenmelidir;
…(3) Görevli ve yetkili mahkemeye hitaben düzenlenen iddianamede;
a) Şüphelinin kimliği,
b) Müdafii,
c) Maktul, mağdur veya suçtan zarar görenin kimliği,
d) Mağdurun veya suçtan zarar görenin vekili veya kanunî temsilcisi,
e) Açıklanmasında sakınca bulunmaması halinde ihbarda bulunan kişinin kimliği,
f) Şikâyette bulunan kişinin kimliği,
g) Şikâyetin yapıldığı tarih,
h) Yüklenen suç ve uygulanması gereken kanun maddeleri,
i) Yüklenen suçun işlendiği yer, tarih ve zaman dilimi,
j) Suçun delilleri,
k) Şüphelinin tutuklu olup olmadığı; tutuklanmış ise, gözaltına alma ve tutuklama tarihleri ile bunların süreleri, gösterilir.
(4) İddianamede, yüklenen suçu oluşturan olaylar, mevcut delillerle ilişkilendirilerek açıklanır; yüklenen suçu oluşturan olaylar ve suçun delilleriyle ilgisi bulunmayan bilgilere yer verilmez
(5) İddianamenin sonuç kısmında, şüphelinin sadece aleyhine olan hususlar değil, lehine olan hususlar da ileri sürülür.
(6) İddianamenin sonuç kısmında, işlenen suç dolayısıyla ilgili kanunda öngörülen ceza ve güvenlik tedbirlerinden hangilerine hükmedilmesinin istendiği; suçun tüzel kişinin faaliyeti çerçevesinde işlenmesi halinde, ilgili tüzel kişi hakkında uygulanabilecek olan güvenlik tedbiri açıkça belirtilir.
Bu şekil şartlarını kapsamayan, soruşturulan memur lehine olan delillerin toplanmadığı soruşturma raporları şekil yönünden eksiklik içerecek ve üst hukuk süreçlerinde iptal edilecektir. Bu anlamda muhakkiklerin bu hususlara dikkat etmesi gereklidir.